1.Innledning

2.Budsjett

3.Regnskap

5.Kostnader og Utbetalinger

1.INNLEDNING

Styret i Nordhordland Ballklubb, heretter forkortet til NBK, har det overordnede ansvaret for idrettslagets økonomi.
Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for NBK til å sikre god økonomistyring. Ansatte, utvalg, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til NBK fungerer skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken.
Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter:

• NBK skal bruke og forvalte idrettslagets midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd med det som er vedtatt på årsmøte
  

• NBK skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og budsjetthåndtering
  

• NBK skal ha en forsvarlig økonomistyring
  
  

1.1 Lover og bestemmelser

NBK er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. NBK er også pliktig til å følge andre norske lover og regler.
Sentrale lover er:

• NIFs lov

• Idrettslagets egen lov

• Regnskapsloven

• Bokføringsloven

• Revisorloven

• Merverdiavgiftsloven

• Arbeidsgiveravgiftsloven

• Skattebetalerloven

• Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd

2. BUDSJETT

NBK utarbeider en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årlige økonomirutiner og alle frister settes i henhold til disse rutinene. Daglig leder er ansvarlig for at gjeldende rutiner og frister overholdes.
Administrasjonen utarbeider et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet skal gjennomgås av styret og vedtas på NBK sitt årsmøte. Budsjettet følges opp av styret gjennom året. NBK bruker forenklet norsk standard kontoplan.
For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i regnskapssystemet slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet og på avdelingsnivå.

Følgende punkter er viktige ved budsjettering i NBK:

Inntekter:

• Avtaler

• Samarbeidsavtaler

• Medlemslister/kontingent

• Offentlig støtte

• Kulturmidler og LAM-midler

• Momskompensasjon

• Eventuelle tilskudd fra NAV

• Andre offentlige tilskudd fra Alver Kommune eller nasjonalt

• Fjorårsregnskapet (årets) inntekt

• Norsk tipping / Knarvik Bingo

• Turneringer, arrangement, aktiviteter og andre planlagte klubbdugnader

• Årshjulet for kommende år for å avdekke om det er ytterligere nye aktiviteter som skaper inntekter

Kostnader:

• Årets og fjorårets kostnader

• Planlagte aktiviteter for kommende år

• Kontrakter / lønn

• Planlagte investeringer

Budsjettet skal være realistisk. Det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i underskudd.
Ved usikkerhet bruker idrettslaget det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet. Ifra 2023 skal klubbens budsjett settes opp kvartalsvis.

3.Regnskap

NBK er regnskapspliktig og følger regnskapsloven.

3.1 Fullmakter i idrettslaget
Hovedstyret i NBK har delegert myndighet til enkelte personer i idrettslaget. Fullmaktshaver står fritt til å delegere videre fullmakt. Det rapporteres inn til Daglig leder.

3.2 Regnskap og revisjon

Regnskapsfører: Hagel AS avd. Knarvik
Revisor: Revisor Vest
NBK bruker følgende regnskaps og faktureringssystem:
Poweroffice.net / Onestopreporting

3.3 Regnskapsbilag

Alle typer regnskapsbilag skal sendes til daglig leder uten opphold. Daglig leder skal sende bilag til Hagel innen den 5. i påfølgende måned for inneværende måned. Skannede bilag som kvitteringer/faktura etc er gyldig som bilag. Bilagene godkjennes i mail eller attesteres på bilaget, der det er mulig sendes faktura på attestasjonsrunde i Poweroffice.net.

Alle kvitteringer, faktura etc må merkes på en måte som gjør det enkelt å spore kostnad til rett plass, er det kjøpt pizza til avslutning av sesong av til Jenter 2007 skal kvittering/faktura merkes: NBK J2007 – Avslutning

Kvitteringen SKAL således sendes til regnskap@nbksport.no

Primært ønsker NBK å motta EHF Faktura men NBK har også en Auto invoice adresse hvor alle fakturaer i PDF format kan sendes til.
Ved bruk av denne går faktura rett til regnskapssystemet vårt:
975620964@faktura.poweroffice.net

3.4 Avdelinger i regnskapet

Klubben har valgt å dele driften inn i 6 ulike avdelinger for å ha bedre kontroll på inntekter og utgifter innenfor klubbens ulike driftsområder.

Klubben har fra og med 01.01.22 6 avdelinger:

• Avdeling 1: Klubb og administrasjon

• Avdeling 2: A-lag herrer / G19-1

• Avdeling 3: NBK Damer

• Avdeling 4: Øvrige lag (ungdom / veteran)

• Avdeling 5: Barnefotball

• Avdeling 6: Arrangement

• Avdeling 7: Akademiet

• Avdeling 8: Team Aktiv

3.5 Prosjektregnskap på lagsnivå

I NBK har vi valgt avdelings regnskap for A-lag herrer / G19-1 og NBK Damer. Alle øvrige lag har hvert sitt prosjektregnskap. Et prosjektregnskap gjør det enklere for NBK å holde oversikt over utgifter og inntekter som er direkte knytt mot aktiviteten i de ulike lagene. Eventuelt overskudd i prosjektet videreføres til neste år / følger laget / årskullet. Dersom noe av pengene som står i et prosjekt tilhører en enkeltspiller er det lagleder sitt ansvar å holde oversikt over dette. Dersom spilleren slutter tilfaller pengene laget spilleren tilhørte.

Det enkelte lag kan ikke opprette egne kontoer. Alt av innbetalinger og utbetalinger gjøres av klubbens administrasjon.

I prosjektregnskapet for de ulike lagene skal følgende regnskaps kontoer nyttes:

Inntekter

3935 – Inntekter lagsnivå
3905 – Egenandel
Konto 3905 er til egenandeler som våre medlemmer betaler inn til klubben.

Utgifter

4230 – Cup / treningsleir / lagsaktivitet
4232 – Utgifter knyttet til inntekter lagsnivå
4090 – Lagsaktivitet dekket av klubb

Hvordan kontoene brukes:

Konto 4230 brukes til alle kostnader knyttet til aktivitet som egenandelen (3905) brukes til.

Et underskudd må dekkes av hvert enkelt lag ved årsslutt dette av egenandel, konto 3905 eller av opptjente midler, konto 3935.

Overskudd blir stående i prosjektet.

Dette føres slik i regnskapet ved årsslutt:
4090: Alle lag får i forkant av sesong et budsjett som kan benyttes. Overforbruk ved årsslutt føres mot 4230 og må dekkes av konto 3905 egenandel.

3.6 Prosjektregnskap for arrangement og aktiviteter

For at klubben skal av god oversikt over inntekter, kostnader og inntjening på våre arrangementer og aktiviteter skal det føres prosjektregnskap.
Eksempelvis skal NBK Reigstad Bygg Cup ha et eget prosjektregnskap for hvert år og prosjektnummer tildeles av Hagel på forespørsel.
Prosjektnavn kan være slik: «NBK Reigstad Bygg Cup 2021»

Inntektskontoer som normalt er i bruk i et prosjekt:

3000 – Sponsorinntekter (Dersom arrangementer har egne øremerkede sponsorinntekter)
3221 – Billettinntekter (Inngangspenger, billettinntekter, og lignende)
3222 – Påmeldingsinntekter (lagsavgift, deltakeravgift og lignende)
3700 – Frukt (Refusjon fra Bama Idrettsfrukt)
3720 – Kiosk

Utgiftskontoer som normalt er i bruk i et prosjekt:

4050 – Materiell og drakter (sportsutstyr til bruk på arrangementet / aktiviteten)
4053 – Drakter og klær med reklametrykk
4060 – Dommerutgifter
4235 – Cuplisens (lisenskostnad fra leverandør av programvare til turnering (profixio))
4236 – Diverse cupkostnader (konto for mindre kostnader knyttet til arrangementet)
4340 – Hall-leige (leie av lokaler til arrangementet)
4411 – Overskudd cup til moderlag (overskudd som skal utbetales til Alvidra, Knarvik og Seim).

Alle aktiviteter og arrangement skal føres mot avdeling 6 – arrangement.

3.7 Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)

NBK avstemmer alle balanseposter minimum en gang pr år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov).

Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som står i idrettslagets balanse.

3.8 Årsregnskap

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. NBK sitt årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele idrettslaget, en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger.

Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer samt Daglig leder og fremlegges på NBK sitt årsmøte i revidert versjon. NBK har statsautorisert revisor.

Idrettslaget utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet.

Pr 31.12 går NBK gjennom sine regnskap for å:

• Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).

• Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2).

• Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)

• Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

3.9 Økonomisk mislighold

Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm.

Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i NBK, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsansvarlig og/eller kontrollkomite.

4.INNTEKTER OG INNBETALINGER

4.1 Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent

NBK innkrever medlemmene gjennom Spond. Innkreving av kontingenter gjennomføres av administrasjonen gjennom spond. Alle som deltar på aktivitet i Nordhordland ballklubb skal være registrert i spond (gjelder ikke gjestespillere).

Alle NBK sine medlemmer betaler kontingent som vedtas på klubbens årsmøte.

Personer som mottar krav/oppfordring om å betale kontingent oppfordres til å betale innen oppgitt frist.

Medlemskontingent resultatføres når den er mottatt innbetalt. Den kan altså ikke inntektsføres før den er betalt.

4.2 Offentlige tilskudd og kompensasjoner

Tilskuddstyper og kompensasjoner for NBK er hovedsakelig:

• Momskompensasjon

• Lokale aktivitetsmidler (LAM)

• Kulturmidler

• Spillemidler til utstyr

• Grasrotandel

4.3 Kiosksalg

Ansvarlige for kiosksalget henter og leverer kontantkassen og kasseoppgjørsskjema hos arrangement ansvarlig. Før kassen leveres tilbake skal pengene telles, og det skal tas et «kasseoppgjør».

Kasseoppgjørsskjema fylles ut med dato, salgsoppgjør, spesifikasjon av ulike typer salg, og eventuelle utlegg fra kassen (skal dokumenteres med kvittering). Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Ved levering teller kioskansvarlig og arrangement ansvarlig opp pengene i fellesskap.

Mal til kassetellingsskjema ligger som vedlegg på klubbens hjemmeside.

NBK bruker VIPPS og IZETTLE betalingsterminal ved cuper eller andre store arrangement. Rapport fra Vipps og Izettle lastes ned fra klubbens konto hos de to leverandørene.

http://portal.vipps.no (innlogging utstedes av daglig leder)

http://zettle.com (innlogging utstedes av daglig leder)

Vippsnummeret klubben bruker til kiosksalg er: Nordhordland BK – kiosk #719511

4.4 Billetter og inngang på arrangement

Ved billettsalg og parkeringsinntekter skal salgsoppgjørsliste fylles ut. Salgsoppgjør skal inneholde dato for arrangement, antall billetter. Oppgjøret skal signeres av 2 ansvarlige personer og det skal skje på NBK sitt oppgjørsskjema.

Mal til oppgjørsskjema ligger på klubbens nettside.

Vippsnummeret klubben bruker til dette formålet er: NBK – billett / inngang #83510

4.5 Salg av varer og tjenester (utgående faktura)

Ved omsetning av varer og tjenester utsteder NBK en utgående faktura. Dersom det er noe du ønsker skal faktureres på vegne av NBK, ta kontakt med daglig leder.

4.6 Merverdiavgift

NBK driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig:

• Vanlige medlemskontingent

• Billettinntekter

• Inntekter for adgang til arrangement

• Offentlige tilskudd

• Lotteriinntekter

• Bingoinntekter

• Gaver

• Kiosk

• Dugnad

• Inntekter ved salg av programmer og kataloger som selges i forbindelse med arrangementer

NBK driver følgende omsetning som er merverdiavgiftspliktig virksomhet:

• Sponsorinntekter

• Videresalg / viderefakturering av varer og tjenester

4.7 Innbetalinger

Innbetalinger som gjøres til NBK sin bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som avtaler, kontrakter, faktura, rapporter eller lignende.

Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, skal dette skaffes til veie.

5.KOSTNADER OG UTBETALINGER 

5.1 Kjøp fra leverandører 

Det er kun personer som har fått fullmakt fra daglig leder / styreleder som kan bestille på vegne av NBK. NBK har leverandøravtaler (sponsorer) som de ulike gruppene skal handle fra (så lenge det er hensiktsmessig).  
 
NBK har handlekonto hos følgende leverandører:  

• Rema 1000 Knarvik 

• Pizzabakeren Meland 

• XL Bygg Knarvik 

• Reigstad Maskinsenter AS 

• Sport Norge Knarvik (Atleten)  

• Staples Nyborg  

• Storcash (kundekonto, men må betales kontant) 
   
  Rutiner for innkjøp til klubbs lag sendes ut til lagledere årlig.  
   

5.2 Inngående faktura 

NBK ønsker fortrinnsvis å motta EHF-faktura. Klubbens organisasjonsnummer er: 975 620 964. Dersom leverandør ikke tilbyr EHF kan faktura sendes på epost til: 975620964@autoinvoice.no 

Alle fakturaer må merkes på en måte som gjør det enkelt å spore kostnad til rett plass. Eksempel: Bestilles det varer hos Sport Norge skal faktura merkes med avdeling og formål. Eksempel: Jenter 2005, draktsett.  

5.3 Utgiftsrefusjoner 

Ved refusjon av utlegg skal bilagene/kvitteringene festes på NBK sitt standard utgiftsrefusjons skjema og skjema skal signeres av den som krever penger refundert, samt godkjennes av daglig leder. Formål med utlegget skal alltid påføres bilaget. 

Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på. Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker.  
 
Alle utlegg skal avtales med daglig leder i forkant.  

Standard utgiftsrefusjonsskjema kan du laste ned her.
 

5.4 Kjøp av utstyr og eiendeler 

For innkjøp av utstyr og eiendeler som varer mer enn ett år, fører NBK utstyrs- og eiendelsoversikt.  
Eiendeler og utstyr telles opp pr 31.12, og det er NBK sin standardiserte utstyrs- og eiendelsoversikt som skal benyttes.  
Oversikten skal leveres daglig leder i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle eiendeler og alt utstyr.  
Varer som koster mer enn 15000 og er ment til å vare i mer enn 2 år skal avskrives i klubbens regnskap i henholdt til gjeldende lover og regler.  
Utstyrs- og eiendelsoversikt ligger på klubbens nettside.  

 
5.5 Utbetalinger 

Alle utbetalinger skal godkjennes av fullmaktsansvarlig.  Det er tegnet underslagsforsikring for de som har signaturrett. 
Klubbens styre har beskrevet og delegert hvem som har fullmakt i nettbank.  
NBK har en brukskonto, skattetrekkskonto og en brukskonto med bankkort tilknyttet.
Alle kontoer står i idrettslagets navn. Private kontoer benyttes ikke. 

6.LØNN OG YTELSER 

6.1 Lønnssystem 

NBK benytter følgende lønnssystem: 
Visma.net 

6.2 Kontrakt/avtale 

Før utbetaling skal det alltid etableres en arbeidsavtale/kontrakt som er signert av mottaker og person med fullmakt i NBK. 

NBK har standardiserte kontrakter, godkjent gjennom vedtak i hovedstyret, som skal benyttes. Dette gjelder for alle faste ansatte, vikariater, timelønnede og andre som mottar ulike godtgjørelser. Alle avtaler/kontrakter arkiveres på NBK sitt kontor. Personer som har faste eller midlertidige ansettelsesforhold meldes inn i AA-registeret.  

Mal for arbeidsavtale ligger som vedlegg til NBK sin økonomihåndbok. Noen grupper har tilpasset sine avtaler. 

6.3 Lønnsutbetaling 

Alle lønnsutbetalinger foretas fra regnskapsbyrå Hagel AS, alle utbetalinger skal være dokumenterbare. Det utstedes lønnsslipp som inneholder spesifikt hva personen mottar, dato for utbetaling, dato for utført arbeid, størrelse på forskuddstrekk mm. Timelønnede skal føre arbeidstimer på standardiserte timelister. Forskuddsbetalinger bør ikke forekomme. 

Lønnskjøring godkjennes av daglig leder på forespørsel fra Hagel AS.  

Honorar / Utgiftsrefusjon utbetales til trenere etter avtale/kontrakt.  
 

6.4 Næringsdrivende eller ansatt 

I de tilfellene NBK benytter selvstendig næringsdrivende, gjøres det i hvert tilfelle en vurdering for å kunne definere om denne anses som næringsdrivende eller om betalingen anses som lønn fra NBK. Følgende elementer vurderes: Om den som yter tjenesten 

• Har regelmessig flere oppdragsgivere, samtidig eller etter hverandre 

• Har eget kontor eller produksjonslokale 

• Holder egne materialer 

• Har egne driftsmidler, som for eksempel maskiner og egne transportmidler 

• Mottar avregning i fast beløp og ikke per tidsenhet 

• Kan stille med andre enn seg selv, for eksempel bruke egne ansatte 

• Skal utføre et bestemt oppdrag som ikke bare er avgrenset i tid 

• Har ikke krav på flere oppdrag fra oppdragsgiver 

• Har ikke krav på vederlag når oppdrag ikke utføres 

Dersom dette ikke er på plass defineres personen som arbeidstaker og får utbetalt ordinær lønn på linje med andre arbeidstakere i NBK. 

6.5 Skattefri lønnsutbetaling 

NBK registrerer alle lønnsutbetalinger i lønnssystemet. Utbetalinger som ikke overstiger skattefri grense (pr 01.01.16; kr 10 000 pr ansatt pr år) medfører ikke oppgaveplikt.  

Skattefrie utbetalinger utbetales ikke i tillegg til annen lønn.  

All lønnen er arbeidsgiveravgiftpliktig når idrettslaget overstiger beløpsgrensene for dette (se kapittel om arbeidsgiveravgift).   

6.6 Utgiftsgodtgjørelse 

Utbetalinger inntil grensebeløpet (kr 10 000 pr 01.01.16) til dekning av et medlems merkostnader er ikke opplysningspliktig eller skattepliktig.  

Utbetalinger som overstiger grensebeløpet er oppgavepliktig. 

Idrettslaget registrerer alle utbetalinger av utgiftsgodtgjørelse i lønnssystemet og innberetter beløp når grensene for opplysningsplikt nås. 

6.7 Bilgodtgjørelse 

Det er tillatt å utbetale bilgodtgjørelse inntil kr 3,50 pr kilometer (pr 01.01.17) uten at det medfører skatteplikt.  

NBK benytter Visma app for å dokumentere kjøring. 

Ved krav om passasjertillegg oppgis passasjerene med navn. Det skal påføres dato for reise/hjemkomst ved hver tjenestereise, samt reiserute. Det skal føres reel kjøring. Kjøregodtgjørelse skjema TRYKK HER

6.8 Dommerregninger 

Utstyrsgodtgjørelse til idrettsdommerer innen lagidretter hvor det er nødvendig med spesielt utstyr, f.eks. sko, drakt, beskyttelse mv., godkjennes som skattefri godtgjørelse ved likningen med inntil 270 kroner per oppdrag. Samlet skattefri utstyrsgodtgjørelse som utbetales til idrettsdommeren fra samme oppdragsgiver, kan ikke overstige 2 700 kroner per år (satser for 2019). Utstyrsgodtgjørelse kan utbetales skattefritt i tillegg til organisasjonens skattefrie lønnsutbetaling, se foran under Beløpsgrenser for skatteplikt. Utbetaling av godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste anses som lønn. 

Dommere kan ikke kreve å få beløpet utbetalt kontant rett etter kamp. Godtgjørelse utbetales fortløpende når dommer regning er godkjent i FIKS og Visma Approval.  

Ved utbetaling til dommer for utført dømming er det nødvendig med en standardisert dommerregning som viser dato, dommerens fulle navn, personnummer, beløp og kontonummer. 
 

6.9 Arbeidsgiveravgift 

Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av lønn hvor den ansatte tjener mer enn 80.000 i året. Dersom klubben overstiger lønnsutbetalinger innenfor et år på totalt 800.000 kroner skal det beregnes arbeidsgiveravgift av all lønn.  

7.REVISJON  

NBK gjennomfører revisjon av regnskapet minimum en gang per år. I tillegg gjør revisor en jobb i forbindelse med ulike typer pliktig rapportering. 

NBK har engasjert følgende registrerte/statsautoriserte revisor: Revisor Vest AS